Le regole per un HOTEL IN REGOLA

Sono tanti gli adempimenti ai quali deve far fronte il gestore di una struttura alberghiera.
Il poco tempo a disposizione e la frenesia del lavoro rischiano di far dimenticare a colui il quale ha in capo tutte le responsabilità quali siano le giuste procedure da attuare e quale sia il corretto utilizzo della documentazione per evitare spiacevoli sanzioni e gravosi risvolti penali.
Di seguito troverete un breve riassunto, suddiviso per materie, della documentazione necessaria alle strutture ricettive e delle azioni da intraprendere per mantenere in regola il proprio sistema gestionale.
SALUTE E SICUREZZA NEI LUOGHI DI LAVORO
DOCUMENTAZIONE NECESSARIA
- DOCUMENTO DI VALUTAZIONE DEI RISCHI (DVR) ai sensi del DLgs 81/08.
- ATTESTATI DEI CORSI DI FORMAZIONE IN CORSO DI VALIDITA': Primo Soccorso, Antincendio, RSPP, Formazione Generale e Specifica dei Lavoratori
- VERBALI DI FORMAZIONE E INFORMAZIONE sulle procedure di emergenza e relativamente ai rischi delle loro specifiche mansioni e consegna dei dispositivi di protezione individuale.
- VERBALE DI RIUNIONE ANNUALE fra Datore di Lavoro, RSPP, Medico Competente ed il Rappresentante dei Lavoratori RLS/RLST, se la ditta ha più di 15 lavoratori.
- CERTIFICAZIONI E VERIFICHE DEGLI IMPIANTI ed attrezzature tra le quali l’impianto elettrico di messa a terra (quest’ultimo necessita di verifica periodica biennale).
- PIANO DI EMERGENZA ai sensi del D.M. 10.03.1998 e D.Lgs 81/08 e piantine con istruzioni di emergenza ai piani ed alle camere.
- REGISTRO DEI CONTROLLI delle attrezzature per la prevenzione e lotta incendio.
AZIONI NECESSARIE
- Assicurarsi che il DVR ed il PIANO DI EMERGENZA sia aggiornato all’attività, struttura, attrezzature e mansioni presenti.
- Assicurarsi che il datore di lavoro (Legale Rappresentante) sia in possesso del corso da Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP) da n.16 ore valido e non scaduto (aggiornamento ogni 5 anni); oppure che sia stato nominato il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP) esterno “abilitato all’incarico”.
- Verificare le scadenze degli attestati di formazione degli addetti alla prevenzione e lotta incendio ed al primo soccorso (aggiornamento ogni 3 anni)
- Tutti i lavoratori devono frequentare il corso di Formazione Generale e Specifica sulla Sicurezza, se ne sono già in possesso verificare che quest’ultimo sia valido (aggiornamento ogni 5 anni)
- Procedere alla sorveglianza sanitaria dei lavoratori da parte del Medico Competente aziendale (portieri notturni, addetti alla cucina, addetti alle pulizie, ecc.)
- Far compilare il registro dei controlli antincendio dalle aziende addette alle manutenzioni estintori, manichette e porte di emergenza, cartellonistica, impianto di allarme, elettricista per salvavita e lampade di emergenza, ecc.
IGIENE DEGLI ALIMENTI HACCP
DOCUMENTAZIONE NECESSARIA
- AUTORIZZAZIONE SANITARIA
- MANUALE DI AUTOCONTROLLO AZIENDALE
- ALLEGATI AL MANUALE
- PLANIMETRIA DEI LOCALI DI LAVORAZIONE E STOCCAGGIO ALIMENTI
- ATTESTATI ALIMENTARISTA
- CERTIFICAZIONE HACCP DEI FORNITORI ALIMENTARI
- SCHEDE TECNICHE DEI PRODOTTI DI PULIZIA
AZIONI NECESSARIE
- Aggiornare la manualistica
- Compilare gli allegati nel modo corretto e tenerli sempre aggiornati
- Mantenere in validità gli attestati alimentarista
- Munire tutti i frigoriferi e congelatori di display della temperatura esterno
- Controllare le trappole di monitoraggio infestanti e riportarle in una planimetria dedicata
- Verificare lo stato di fatto della struttura e layout
- Controllare il comportamento degli addetti
- Attuare procedure per lo stoccaggio corretto degli alimenti e per l’allentamento di quelli non conformi
- Corretto stoccaggio dei rifiuti
- Effettuare il monitoraggio degli infestanti
- Verificare di aver risolto eventuali rilievi emersi da visite ispettive precedenti dell’azienda sanitaria locale
- Mantenere tutti gli ambienti in stato di idoneità
PREVENZIONE LEGIONELLOSI
DOCUMENTAZIONE NECESSARIA
- DOCUMENTO DI ANALISI O GESTIONE DEL RISCHIO LEGIONELLOSI aggiornato alle Linee Guida nazionali del 2015
- REGISTRO DEGLI INTERVENTI
- ALMENO n.6 REFERTI ANALITICI PER RICERCA LEGIONELLA SPP TRAMITE ANALISI ACCREDITATA
- RELAZIONE DI AVVENUTA BONIFICA (se eseguita tramite ditta specializzata)
- SCHEDE TECNICHE SANIFICANTE (se presenti stazioni di dosaggio automatiche)
AZIONI NECESSARIE
- Sottoporre ad aggiornamento biennale il "Documento di analisi o gestione del rischio legionellosi"
- Compilare il "Registro degli interventi" (allegato al documento di analisi o gestione del rischio legionellosi) con le azioni intraprese ai fini della prevenzione. Es: bonifica iniziale, sanificazioni mensili, trattamento doccini e rompigetto sanitari, lavaggio e sanificazione filtri condizionatori, flussaggio docce piscina, sanificazione bagno turco, sanificazione docce emozionali.
- Bonificare l’intero impianto idrosanitario in previsione della prima apertura comprese le cisterne dedicate all’acqua fredda
- Adottare i sistemi preventivi necessari durante i periodi caratterizzati da aperture e chiusure saltuarie (shock termici, flussaggi, cicli di sanificante sovradosato ecc.)
- Attuare tutte le procedure di mantenimento necessarie durante il periodo lavorativo (shock termici, flussaggi, cicli di sanificante sovradosato ecc.)
- Adottare i sistemi preventivi necessari in caso si venga a conoscenza di lavori che interessino le tubature cittadine
- Accertarsi che i referti analitici siano conformi prima della loro archiviazione nel Documento di analisi o gestione del rischio legionellosi
- In caso di refertazione positiva a legionella provvedere ad un’ulteriore bonifica e a ricampionare i punti positivi
PRIVACY
DOCUMENTAZIONE NECESSARIA
- REGISTRO DEI TRATTAMENTI
- REGISTRO DEI RESPONSABILI DEL TRATTAMENTO
- REGISTRO DATA BREACH
- PROCEDURA GESTIONE DATI COVID-19
- INFORMATIVA CLIENTI (Italiano e Inglese)
- INFORMATIVA LAVORATORI
- MODULO DI ACQUISIZIONE CONSENSI OSPITI
- LETTERE DI NOMINA PER INCARICATI AL TRATTAMENTO DATI PERSONALI
- LETTERE DI NOMINA PER RESPOSNABILI DEL TRATTAMENTO DATI PERSONALI
- VERBALE DI FORMAZIONE/INFORMAZIONE PER INCARICATI AL TRATTAMENTO DATI
- MODULO DI COMUNICAZIONE DATA BREACH AGLI INTERESSATI
- DISPOSIZIONI INTERNE PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI «CAMERIERE AI PIANI»
- DISPOSIZIONI INTERNE PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI «MANUTENTORI»
- INFORMATIVA PER ACQUISIZIONE CURRICULUM VITAE
AZIONI NECESSARIE
- Assicurarsi che le privacy policy siano aggiornate al Reg. UE 679/2016 (GDPR)
- Esporre l’informativa generale in una zona visibile
- Richiedere e conservare i consensi richiesti all’interessato
- Assicurarsi che il Registro dei trattamenti sia stato redatto in maniera dettagliata
- Assicurarsi che sia presente la procedura per il trattamento dei dati COVID-19 (clienti e lavoratori)
- Nominare formalmente (lettera di incarico) gli Incaricati al Trattamento
- Nominare formalmente (lettera di incarico) i Responsabili del Trattamento
- Sottoporre e far firmare a tutti i lavoratori la specifica informativa privacy per lavoratori/dipendenti/collaboratori
- Registrare nell’apposita scheda la formazione degli Incaricati al Trattamento
- Rendere inaccessibili gli archivi cartacei a coloro che non sono Incaricati al Trattamento
- Rendere inaccessibili gli archivi informatici a coloro che non sono Incaricati al Trattamento
- Dotare il sito internet di privacy e cookie policy aggiornate
- Assicurarsi che l’eventuale impianto di videosorveglianza sia stato autorizzato dall’INL e che il DVR di registrazione (se presente) rispetti i requisiti della Circolare INL n.5/2018
FORMAZIONE PROFESSIONALE
ATTESTATI NECESSARI
- RESPOSNABILE DEL SERVIZIO DI PREVENZIONE E PROTEZIONE (RSPP) - Legale Rappresentante (datore di lavoro)
- ADDETTO AL PRIMO SOCCORSO
- ADDETTO ANTINCENDIO rischio basso o rischio medio (in relazione ai posti letto o dalle richieste dei VVF)
- FORMAZIONE DEI LAVORATORI GENERALE + SPECIFICA - Tutti i lavoratori
- ADDETTI AL SETTORE ALIMENTARE HACCP - Lavoratori che manipolano alimenti ed effettuano preparazioni
AZIONI NECESSARIE
- Aggiornare ogni 5 anni il corso da RESPOSNABILE DEL SERVIZIO DI PREVENZIONE E PROTEZIONE (RSPP)
- Aggiornare ogni 3 anni il corso da ADDETTO AL PRIMO SOCCORSO
- Aggiornare ogni 3 anni il corso da ADDETTO ANTINCENDIO
- Aggiornare ogni 5 anni il corso di FORMAZIONE DEI LAVORATORI GENERALE + SPECIFICA
- Aggiornare ogni 3 anni il corso per ADDETTI AL SETTORE ALIMENTARE HACCP
- Conservare tutti gli attestati
PISCINE
DOCUMENTAZIONE NECESSARIA
- AUTORIZZAZIONE SANITARIA o notifica all’uso piscina
- PIANO DI AUTOCONTROLLO PISCINE
- RESISTRO DEI CONTROLLI IN VASCA
- REFERTI ANALITICI PER CONTROLLI CHIMICI E MICROBIOLOGICI DELL’ACQUA DI VASCA (Tabella A dell’ALLEGATO 1 all’Accordo Stato Regioni e PP.AA. 16.01.2003)
AZIONI NECESSARIE
- Disporre di personale addetto al salvamento (bagnino) o del sistema di vigilanza con telecamere per piscine con profondità > 1,40 mt e con superficie > 100mq)
- Esporre orari di apertura e/o chiusura piscina e raccomandazioni ai bagnanti
- Dotare la zona piscina di recinzione (1 mt) invalicabile e non scalabile (no cordicelle)
PREVENZIONE COVID-19
DOCUMENTAZIONE NECESSARIA
- VALUTAZIONE DEL RISCHIO SPECIFICO COVID-19
- PROCEDURA DI GESTIONE COVID-19 NEGLI AMBIENTI DI LAVORO
AZIONI NECESSARIE
- Delineare zone di ingresso separate dalle zone di uscita
- Porre gel igienizzante per le mani in luoghi con molta affluenza di pubblico
- Indossare sempre mascherina e dpi specifici per mansione (es. visiera e guanti per addetti alle pulizie)
- Predisporre segnaletica orizzontale e verticale
- Fornire procedura covid-19 ai lavoratori e verbalizzarne la formazione
- Consegnare i dpi ai lavoratori
- Conservare un kit di emergenza covid in reception (tutina usa e getta, visiera o protezione visiva, mascherina, guanti)
- Informare i clienti sulle procedure covid
- Distanziare le sedute di 2 metri tra persone non appartenenti allo stesso nucleo o famigliare o non alloggiate nella stessa camera
- Garantire un’adeguata areazione naturale
- Sanificare spesso i locali