Le regole per un HOTEL IN REGOLA


Sono tanti gli adempimenti ai quali deve far fronte il gestore di una struttura alberghiera.
Il poco tempo a disposizione e la frenesia del lavoro rischiano di far dimenticare a colui il quale ha in capo tutte le responsabilità quali siano le giuste procedure da attuare e quale sia il corretto utilizzo della documentazione per evitare spiacevoli sanzioni e gravosi risvolti penali.
Di seguito troverete un breve riassunto, suddiviso per materie, della documentazione necessaria alle strutture ricettive e delle azioni da intraprendere per mantenere in regola il proprio sistema gestionale.


DOCUMENTAZIONE NECESSARIA

  • DOCUMENTO DI VALUTAZIONE DEI RISCHI (DVR) ai sensi del DLgs 81/08.
  • ATTESTATI DEI CORSI DI FORMAZIONE IN CORSO DI VALIDITA': Primo Soccorso, Antincendio, RSPP, Formazione Generale e Specifica dei Lavoratori
  • VERBALI DI FORMAZIONE E INFORMAZIONE sulle procedure di emergenza e relativamente ai rischi delle loro specifiche mansioni e consegna dei dispositivi di protezione individuale.
  • VERBALE DI RIUNIONE ANNUALE fra Datore di Lavoro, RSPP, Medico Competente ed il Rappresentante dei Lavoratori RLS/RLST, se la ditta ha più di 15 lavoratori.
  • CERTIFICAZIONI E VERIFICHE DEGLI IMPIANTI ed attrezzature tra le quali l’impianto elettrico di messa a terra (quest’ultimo necessita di verifica periodica biennale).
  • PIANO DI EMERGENZA ai sensi del D.M. 10.03.1998 e D.Lgs 81/08 e piantine con istruzioni di emergenza ai piani ed alle camere.
  • REGISTRO DEI CONTROLLI delle attrezzature per la prevenzione e lotta incendio.

AZIONI NECESSARIE

  • Assicurarsi che il DVR ed il PIANO DI EMERGENZA  sia aggiornato  all’attività, struttura, attrezzature e mansioni presenti.
  • Assicurarsi che il datore di lavoro (Legale Rappresentante) sia in possesso del corso da Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP) da n.16 ore valido e non scaduto (aggiornamento ogni 5 anni); oppure che sia stato nominato il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP) esterno “abilitato all’incarico”.
  • Verificare le scadenze degli attestati di formazione degli addetti alla prevenzione e lotta incendio ed al primo soccorso (aggiornamento ogni 3 anni)
  • Tutti i lavoratori devono frequentare il corso di Formazione Generale e Specifica sulla Sicurezza, se ne sono già in possesso verificare che quest’ultimo sia valido (aggiornamento ogni 5 anni)
  • Procedere alla sorveglianza sanitaria dei lavoratori da parte del Medico Competente aziendale (portieri notturni, addetti alla cucina, addetti alle pulizie, ecc.)
  • Far compilare il registro dei controlli antincendio dalle aziende addette alle manutenzioni estintori, manichette e porte di emergenza, cartellonistica, impianto di allarme, elettricista per salvavita e lampade di emergenza, ecc.

DOCUMENTAZIONE NECESSARIA

  • AUTORIZZAZIONE SANITARIA
  • MANUALE DI AUTOCONTROLLO AZIENDALE
  • ALLEGATI AL MANUALE
  • PLANIMETRIA DEI LOCALI DI LAVORAZIONE E STOCCAGGIO ALIMENTI
  • ATTESTATI ALIMENTARISTA
  • CERTIFICAZIONE HACCP DEI FORNITORI ALIMENTARI
  • SCHEDE TECNICHE DEI PRODOTTI DI PULIZIA

AZIONI NECESSARIE

  • Aggiornare la manualistica
  • Compilare gli allegati nel modo corretto e tenerli sempre aggiornati
  • Mantenere in validità gli attestati alimentarista
  • Munire tutti i frigoriferi e congelatori di display della temperatura esterno
  • Controllare le trappole di monitoraggio infestanti e riportarle in una planimetria dedicata
  • Verificare lo stato di fatto della struttura e layout
  • Controllare il comportamento degli addetti
  • Attuare procedure per lo stoccaggio corretto degli alimenti e per l’allentamento di quelli non conformi
  • Corretto stoccaggio dei rifiuti
  • Effettuare il monitoraggio degli infestanti
  • Verificare di aver risolto eventuali rilievi emersi da visite ispettive precedenti dell’azienda sanitaria locale
  • Mantenere tutti gli ambienti in stato di idoneità

DOCUMENTAZIONE NECESSARIA

  • DOCUMENTO DI ANALISI O GESTIONE DEL RISCHIO LEGIONELLOSI aggiornato alle Linee Guida nazionali del 2015
  • REGISTRO DEGLI INTERVENTI
  • ALMENO n.6 REFERTI ANALITICI PER RICERCA LEGIONELLA SPP TRAMITE ANALISI ACCREDITATA
  • RELAZIONE DI AVVENUTA BONIFICA (se eseguita tramite ditta specializzata)
  • SCHEDE TECNICHE SANIFICANTE (se presenti stazioni di dosaggio automatiche)

AZIONI NECESSARIE

  • Sottoporre ad aggiornamento biennale il "Documento di analisi o gestione del rischio legionellosi"
  • Compilare il "Registro degli interventi" (allegato al documento di analisi o gestione del rischio legionellosi) con le azioni intraprese ai fini della prevenzione. Es: bonifica iniziale, sanificazioni mensili, trattamento doccini e rompigetto sanitari, lavaggio e sanificazione filtri condizionatori, flussaggio docce piscina, sanificazione bagno turco, sanificazione docce emozionali.
  • Bonificare l’intero impianto idrosanitario in previsione della prima apertura comprese le cisterne dedicate all’acqua fredda
  • Adottare i sistemi preventivi necessari durante i periodi caratterizzati da aperture e chiusure saltuarie (shock termici, flussaggi, cicli di sanificante sovradosato ecc.)
  • Attuare tutte le procedure di mantenimento necessarie durante il periodo lavorativo (shock termici, flussaggi, cicli di sanificante sovradosato ecc.)
  • Adottare i sistemi preventivi necessari in caso si venga a conoscenza di lavori che interessino le tubature cittadine
  • Accertarsi che i referti analitici siano conformi prima della loro archiviazione nel Documento di analisi o gestione del rischio legionellosi
  • In caso di refertazione positiva a legionella provvedere ad un’ulteriore bonifica e a ricampionare i punti positivi

DOCUMENTAZIONE NECESSARIA

  • REGISTRO DEI TRATTAMENTI
  • REGISTRO DEI RESPONSABILI DEL TRATTAMENTO
  • REGISTRO DATA BREACH
  • PROCEDURA GESTIONE DATI COVID-19
  • INFORMATIVA CLIENTI (Italiano e Inglese)
  • INFORMATIVA LAVORATORI
  • MODULO DI ACQUISIZIONE CONSENSI OSPITI
  • LETTERE DI NOMINA PER INCARICATI AL TRATTAMENTO DATI PERSONALI
  • LETTERE DI NOMINA PER RESPOSNABILI DEL TRATTAMENTO DATI PERSONALI
  • VERBALE DI FORMAZIONE/INFORMAZIONE PER INCARICATI AL TRATTAMENTO DATI
  • MODULO DI COMUNICAZIONE DATA BREACH AGLI INTERESSATI
  • DISPOSIZIONI INTERNE PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI «CAMERIERE AI PIANI»
  • DISPOSIZIONI INTERNE PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI «MANUTENTORI»
  • INFORMATIVA PER ACQUISIZIONE CURRICULUM VITAE

AZIONI NECESSARIE

  • Assicurarsi che le privacy policy siano aggiornate al Reg. UE 679/2016 (GDPR)
  • Esporre l’informativa generale in una zona visibile
  • Richiedere e conservare i consensi richiesti all’interessato
  • Assicurarsi che il Registro dei trattamenti sia stato redatto in maniera dettagliata
  • Assicurarsi che sia presente la procedura per il trattamento dei dati COVID-19 (clienti e lavoratori)
  • Nominare formalmente (lettera di incarico) gli Incaricati al Trattamento
  • Nominare formalmente (lettera di incarico) i Responsabili del Trattamento
  • Sottoporre e far firmare a tutti i lavoratori la specifica informativa privacy per lavoratori/dipendenti/collaboratori
  • Registrare nell’apposita scheda la formazione degli Incaricati al Trattamento
  • Rendere inaccessibili gli archivi cartacei a coloro che non sono Incaricati al Trattamento
  • Rendere inaccessibili gli archivi informatici a coloro che non sono Incaricati al Trattamento
  • Dotare il sito internet di privacy e cookie policy aggiornate
  • Assicurarsi che l’eventuale impianto di videosorveglianza sia stato autorizzato dall’INL e che il DVR di registrazione (se presente) rispetti i requisiti della Circolare INL n.5/2018

ATTESTATI NECESSARI

  • RESPOSNABILE DEL SERVIZIO DI PREVENZIONE E PROTEZIONE (RSPP) - Legale Rappresentante (datore di lavoro)
  • ADDETTO AL PRIMO SOCCORSO
  • ADDETTO ANTINCENDIO rischio basso o rischio medio (in relazione ai posti letto o dalle richieste dei VVF)
  • FORMAZIONE DEI LAVORATORI GENERALE + SPECIFICA - Tutti i lavoratori
  • ADDETTI AL SETTORE ALIMENTARE HACCP - Lavoratori che manipolano alimenti ed effettuano preparazioni

AZIONI NECESSARIE

  • Aggiornare ogni 5 anni il corso da RESPOSNABILE DEL SERVIZIO DI PREVENZIONE E PROTEZIONE (RSPP)
  • Aggiornare ogni 3 anni il corso da ADDETTO AL PRIMO SOCCORSO
  • Aggiornare ogni 3 anni il corso da ADDETTO ANTINCENDIO
  • Aggiornare ogni 5 anni il corso di FORMAZIONE DEI LAVORATORI GENERALE + SPECIFICA
  • Aggiornare ogni 3 anni il corso per ADDETTI AL SETTORE ALIMENTARE HACCP
  • Conservare tutti gli attestati

DOCUMENTAZIONE NECESSARIA

  • AUTORIZZAZIONE SANITARIA o notifica all’uso piscina
  • PIANO DI AUTOCONTROLLO PISCINE
  • RESISTRO DEI CONTROLLI IN VASCA
  • REFERTI ANALITICI PER CONTROLLI CHIMICI E MICROBIOLOGICI DELL’ACQUA DI VASCA (Tabella A dell’ALLEGATO 1 all’Accordo Stato Regioni e PP.AA. 16.01.2003)

AZIONI NECESSARIE

  • Disporre di personale addetto al salvamento (bagnino) o del sistema di vigilanza con telecamere per piscine con profondità > 1,40 mt e con superficie > 100mq)
  • Esporre orari di apertura e/o chiusura piscina e raccomandazioni ai bagnanti
  • Dotare la zona piscina di recinzione (1 mt) invalicabile e non scalabile (no cordicelle)

DOCUMENTAZIONE NECESSARIA

  • VALUTAZIONE DEL RISCHIO SPECIFICO COVID-19
  • PROCEDURA DI GESTIONE COVID-19 NEGLI AMBIENTI DI LAVORO

AZIONI NECESSARIE

  • Delineare zone di ingresso separate dalle zone di uscita
  • Porre gel igienizzante per le mani in luoghi con molta affluenza di pubblico
  • Indossare sempre mascherina e dpi specifici per mansione (es. visiera e guanti per addetti alle pulizie)
  • Predisporre segnaletica orizzontale e verticale
  • Fornire procedura covid-19 ai lavoratori e verbalizzarne la formazione
  • Consegnare i dpi ai lavoratori
  • Conservare un kit di emergenza covid in reception (tutina usa e getta, visiera o protezione visiva, mascherina, guanti)
  • Informare i clienti sulle procedure covid
  • Distanziare le sedute di 2 metri tra persone non appartenenti allo stesso nucleo o famigliare o non alloggiate nella stessa camera
  • Garantire un’adeguata areazione naturale
  • Sanificare spesso i locali